Doorbreek de vergadersleur

Vergaderen doen we allemaal. De een vindt het heerlijk en voor de ander kan het niet snel genoeg voorbij zijn. Misschien slaat het door het thuiswerken en de online vergaderingen vaker door naar energieverlies. De afgelopen periode hoorde ik vooral mensen klagen over hun vergaderingen.

Veelvoorkomende oorzaken van deze energieslurpende vergaderingen :

• duur van de vergadering (veel te lang) 
• lopen te vaak uit 
• steeds dezelfde mensen zijn aan het woord 
• het is een ja-knik bijeenkomst, er wordt vooral iets meegedeeld
• weinig tot geen herkenbare bijdrage aan je eigen werk

Natuurlijk is er een groot verschil tussen een vergadering die je bijwoont en een vergadering die je voorzit. Toch kun je met deze tips invloed uitoefenen en anders kun je de voorzitter van de betreffende vergadering inspireren!

Wat zit hierin?

Context, een werkwoord en een werkvorm. Het geeft duiding aan waarom en wat je precies wilt bespreken en hoe je dat wilt doen. Het kan ook zo zijn dat je een agendapunt hebt waarin je eigenlijk alleen wil informeren. Geef dat dan ook aan. Of misschien wil je juist een mening ophalen (formuleer dan je agendapunt in een vraag) of iets beslissen. Allemaal belangrijk om aan te geven. En geef ook aan hoeveel tijd je per punt wilt reserveren. Check aan het begin van de vergadering of dat realistisch is. Is dat niet zo, dan kun je besluiten een aantal punten te verschuiven naar een volgende vergadering. En als je tijdens de vergadering merkt dat een punt meer tijd nodig heeft, bespreek dan samen wat jullie hiermee doen. Je gaat dus niet uitlopen maar opnieuw vaststellen. 

Wat kun je doen?

Klein beginnen is groot winnen. Voor je met van alles aan de slag gaat probeer eerst deze, relatief eenvoudige, tip uit. Kijk eens naar de agenda. Als je de vergadering voorzit dan maak je waarschijnlijk een agenda. Het is belangrijk dat je die agenda zo opstelt dat iedereen begrijpt wat je van plan bent. Dus niet alleen: planning. Maar: prioriteren van werkzaamheden team (brainstormen). Het liefst voeg je toe waarom je dit punt belangrijk vindt en als het kan waarom nu. Maak je niet de agenda? Dan kun je hier natuurlijk wel om vragen.

Hoe werkt dit in de praktijk?

Je agenda is opgesteld maar hoe ga je deze nu goed gebruiken. Stuur de agenda enige tijd voor de vergadering naar je collega’s zodat ze zich kunnen voorbereiden of start de vergadering met het bespreken van de agenda. Deze opties zorgen er voor dat iedereen in de vergadering voorbereid is, de rode draad weet en hierdoor actiever mee kan doen. Stel je voor dat een collega toch enorm gaat uitweiden of andere onderwerpen in gaat brengen, dan kun je als voorzitter én als deelnemer weer teruggrijpen naar de agenda. ‘Dit is wat we hebben afgesproken en dit punt past daar niet helemaal in. Parkeren we het, schuiven we het door of is er een goede reden om hier toch tijd voor te nemen ten koste van een ander vergaderpunt?’

Dus voor nu: ga eens kijken of je invloed kan uitoefenen op de agenda met bijbehorende tips.

Wil je echt meer uit je gesprekken en vergaderingen halen? Meld je dan aan voor de Groepstraining Hack het Gesprek.

Lees ook:
Veelgestelde vraag: hoe zorg ik dat mijn argumenten gehoord worden?
Hoe bereid jij een zakelijk gesprek voor?

Geen tip missen?  Meld je aan voor de maandelijkse nieuwsbrief: walkyourbusinesstalk.nl/nieuwsbrief